Leads vinden via het KVK Handelsregister: zo maak je zelf een prospectlijst (en wat mag wél)

Op 1 januari 2026 stonden er 2.599.668 vestigingen ingeschreven in het Handelsregister van de KVK. Elk bedrijf in Nederland staat erin, met branche, plaats en rechtsvorm. Iedereen mag erin zoeken. En toch kopen veel ondernemers die zakelijke klanten zoeken liever een lijst, of ze bellen op gevoel rond in hun netwerk tot dat op is.

Dat is jammer, want met een middag werk haal je uit het register een prospectlijst die beter past dan wat je kunt kopen. In dit stuk lopen we door hoe je dat doet, wat het kost als je het de KVK laat doen, en wat je wel en niet mag met wat je vindt.

Waarom het Handelsregister je grootste gratis leadbron is

Een gekochte lijst is een momentopname van iemand anders. Je weet niet hoe oud de gegevens zijn, je weet niet op welke criteria geselecteerd is, en je concurrent kan dezelfde lijst hebben gekocht.

Het Handelsregister is de bron waar al die lijsten uiteindelijk vandaan komen. Zoeken op bedrijfsnaam, plaats of KVK-nummer is gratis via KVK Zoeken. Je ziet dan de handelsnaam, de vestigingsplaats en de activiteit. Voor de details achter een bedrijf, zoals het volledige adres of het aantal medewerkers, betaal je per product. Maar voor het opbouwen van een eerste selectie heb je die details nog niet nodig.

Het grote voordeel van zelf zoeken is dat jij bepaalt wat een goede lead is. En dat begint niet met zoeken, maar met opschrijven wie je zoekt.

Stap 1: stel een zoekprofiel op

Schrijf voordat je één zoekopdracht doet op papier wie je ideale klant is. Niet in het algemeen, maar concreet genoeg om erop te kunnen filteren:

• Branche. Elk bedrijf in het register heeft een SBI-code, een cijfercode voor de hoofdactiviteit. Zoek de codes op die bij jouw doelgroep horen. Een fysiotherapiepraktijk heeft een andere code dan een sportschool, ook al noemen beide zichzelf “vitaliteit”.
• Regio. Welke plaatsen of provincies? Als je budget of tijd niet alles dekt, welke regio heeft voorrang?
• Bedrijfsgrootte. Te klein en er is geen budget, te groot en je komt niet bij de beslisser. Kies een band, bijvoorbeeld twee tot twintig medewerkers.
• Rechtsvorm. Dit bepaalt straks welke kanalen je mag gebruiken. Daar komen we op terug.
• Uitsluitingen. Je concurrenten, je bestaande klanten en landelijke ketens. En de bedrijven die erop lijken maar het niet zijn: schrijf twee voorbeelden op van “bijna goed maar fout”.

Een tweede lijstje is net zo belangrijk: waaraan herken je dat een bedrijf juist nú interessant is? Net gestart, verhuisd, veel vacatures, een website die al jaren niet is bijgewerkt. Dat zijn timingsignalen, en die maken het verschil tussen een lijst en een prospectlijst.

Stap 2: zoeken, gratis of betaald

Met je zoekprofiel in de hand kun je drie kanten op.

Zelf zoeken via KVK Zoeken. Gratis. Je zoekt per plaats en per activiteit en loopt de resultaten door. Traag, maar je ziet elk bedrijf met eigen ogen en je leert je markt kennen.

Een selectie bestellen bij de KVK. De KVK levert selecties uit het register als bestand. Volgens het tarievenoverzicht van 1 januari 2026 betaal je daarvoor € 334,00 startkosten plus € 0,05 per record. Voor veertig adressen ben je dus ruim driehonderd euro kwijt, en je krijgt kale registergegevens terug, zonder oordeel over wie er echt interessant is.

De KVK API. Voor wie het wil automatiseren. Een aansluiting kost € 6,40 per maand, plus kosten per opgevraagd product. Handig als je regelmatig zoekt, overkill voor één lijst.

Voor de meeste ondernemers is de eerste route de beste start: zelf zoeken, in een spreadsheet noteren, en pas betalen als je weet welke bedrijven je echt wilt uitdiepen.

Stap 3: van adres naar lead

Een naam en een plaats zijn nog geen lead. Wat een bedrijf tot een lead maakt is wat je erover kunt vaststellen. Neem per bedrijf een paar minuten en kijk naar:

• De website. Is er een? Werkt hij op je telefoon? Wanneer is hij voor het laatst bijgewerkt? Staat er een duidelijk aanbod op, of alleen “welkom op onze website”?
• Socials. Welke kanalen zijn er, en wanneer was de laatste post? Een account dat drie jaar stil is zegt iets anders dan een account dat wekelijks post.
• Vermeldingen. Staat het bedrijf op Google Maps, in branchegidsen, met reviews? Klopt de informatie daar met wat op de site staat?
• Signalen uit je zoekprofiel. Vacatures, een nieuwe vestiging, een verhuizing, een aankondiging.

Noteer bij elke bevinding waar je hem gevonden hebt. En wees eerlijk over wat je niet kon vaststellen. “Geen website gevonden” is iets anders dan “geen website”. Als je later iemand belt met de opening “ik zag dat jullie geen website hebben” en die website bestaat wel, ben je het gesprek kwijt voordat het begon.

Stap 4: rangschik en leg het bewijs vast

Zet alles in één werkbestand. Een simpele opzet die werkt:

Kolom	Wat erin staat
Bedrijf, KVK-nummer, plaats	Zodat je het bedrijf altijd terugvindt
Branche en grootte	Uit het register
Fit	Past dit bedrijf bij je profiel? Ja, twijfel, nee
Timing	Welke signalen zag je dat het nú interessant is?
Bron	De link waar je elk signaal vond
Kanaal	Hoe ga je dit bedrijf benaderen, en mag dat?
Status	Nog niet benaderd, benaderd, gesprek, afgewezen

Rangschik op fit en timing samen. Een bedrijf dat perfect past maar geen enkel signaal geeft, komt lager dan een bedrijf dat redelijk past en net een nieuwe vestiging opende. Zo houd je van een lange lijst een korte over waar je morgen mee kunt beginnen.

Wat mag wél: de regels in het kort

Hier gaat het bij gekochte lijsten het vaakst mis, en hier maak je met zelf zoeken het verschil.

De non-mailing-indicatie. Bedrijven kunnen in het Handelsregister aangeven dat ze geen ongevraagde reclamepost of bezoek aan de deur willen. Respecteer dat. Wie die indicatie heeft, laat je uit je lijst of markeer je als “niet benaderen”.

Telefoonnummers zijn afgeschermd. Sinds 25 september 2024 schermt de KVK de telefoonnummers van ondernemers in het Handelsregister af. Bellen kan dus alleen naar een nummer dat een bedrijf zelf publiceert, bijvoorbeeld op de eigen website. En ook dan gelden de regels voor telemarketing, die de afgelopen jaren strenger zijn geworden: sinds 1 juli 2026 mag je ook eenmanszaken, vof’s en maatschappen niet meer ongevraagd bellen zonder hun toestemming.

E-mail aan eenmanszaken en vof’s. Achter een eenmanszaak, vof of maatschap staat juridisch een natuurlijk persoon, geen rechtspersoon. Ongevraagde commerciële e-mail aan personen mag niet zonder toestemming. Bij deze rechtsvormen kies je dus een kanaal dat wél mag: een brief als er geen non-mailing-indicatie is, het contactkanaal dat het bedrijf zelf op zijn website openstelt, of gewoon even langsgaan.

Bij twijfel: het kanaal dat het bedrijf zelf aanbiedt. Een contactformulier, een openbaar zakelijk e-mailadres van een bv, een telefoonnummer op de site. Wat een bedrijf zelf openbaar maakt om bereikt te worden, is het kanaal waar je het minst mee misgaat.

Daarom staat rechtsvorm in stap 1 op je lijstje: hij bepaalt bij elke lead welk kanaal je mag gebruiken. Noteer dat kanaal per bedrijf, dan hoef je er bij het benaderen niet meer over na te denken.

Kopen, zelf doen of laten doen

Drie routes naar dezelfde veertig leads, eerlijk naast elkaar.

Kopen. Databrokers verkopen adressen vanaf negen cent per stuk, en lijsten met beslissers kosten volgens de brokers zelf zo’n driehonderd tot vijfhonderd euro per duizend contacten. Snel en goedkoop per regel, maar je koopt een momentopname zonder oordeel, en je moet zelf nog controleren wat je wel en niet mag.

Zelf doen. Gratis, op je eigen tijd na. Reken op een dag tot twee dagen voor veertig goed onderbouwde leads, inclusief het beoordelen van websites en socials. Je leert je markt kennen, en je weet bij elke lead precies waarom hij op de lijst staat.

Laten doen. Dit is wat wij met de Leadfinder doen: een intakegesprek, een zoekprofiel dat jij goedkeurt, een zoekronde in het register met beoordeling van de online aanwezigheid, en een gerangschikt rapport met per lead de onderbouwing en een kanaaladvies dat klopt met de regels. Voor € 149 eenmalig, verrekend als je daarna een pakket bij ons afneemt. Het is dezelfde methode als hierboven, alleen met wat gereedschap erbij en zonder dat het jouw middag kost.

Checklist

Voor je begint:

1. Zoekprofiel op papier: branche, regio, grootte, rechtsvorm, uitsluitingen.
2. Twee voorbeelden van “bijna goed maar fout”.
3. Timingsignalen benoemd.

Tijdens het zoeken:

4. Elke bevinding met bron genoteerd.
5. Onbekend genoteerd als onbekend, niet als afwezig.
6. Rechtsvorm en non-mailing-indicatie per bedrijf gecheckt.

Voor je benadert:

7. Per lead één kanaal gekozen dat mag.
8. Rangschikking op fit én timing.
9. De bovenste tien eerst.

Wil je eerst je eigen website op orde hebben voordat je nieuwe klanten uitnodigt? Begin dan met onze SEO-tips die je vandaag nog kunt toepassen, of bekijk wat we verder doen.